Błędny kod urzędu wyjścia × 12 zgłoszeń

Sytuacja wyjściowa

Eksporter z branży automotive regularnie wysyłał części samochodowe do odbiorców w Ameryce Północnej. Towary wychodziły drogą morską przez Rotterdam — największy port kontenerowy w Europie.

Agent celny składał zgłoszenia wywozowe w polskim systemie AES. Problem polegał na tym, że przez 3 miesiące w każdym zgłoszeniu wpisywał błędny kod urzędu celnego wyjścia. Zamiast kodu odpowiadającego urzędowi w Holandii, w zgłoszeniach figurował kod wskazujący na urząd celny w innym kraju UE.

W rezultacie 12 zgłoszeń wywozowych trafiało do urzędu celnego, w którego jurysdykcji towar nigdy się nie pojawił. Urząd ten nie mógł potwierdzić wywozu, bo nie dysponował żadnymi danymi o tych kontenerach. Wszystkie 12 MRN pozostawało otwartych.

Komplikacja

Błędny kod urzędu wyjścia to poważny problem systemowy. Komunikat wywozowy z polskiego AES trafia do systemu celnego kraju wskazanego w zgłoszeniu. Jeśli kod jest nieprawidłowy, komunikat ląduje w systemie kraju, przez który towar w rzeczywistości nie przechodził. Urząd celny w tym kraju nie znajduje żadnego potwierdzenia w swoim systemie portowym i nie może zamknąć MRN.

Jednocześnie urząd celny w Holandii — przez który towar faktycznie wychodził — nie wiedział o istnieniu tych zgłoszeń, bo komunikaty do niego nie trafiły. Towary opuszczały port normalnie, ale bez powiązania z numerami MRN.

Nasze działanie

Sprawa wymagała korekty na poziomie zgłoszeń celnych i następnie rejestracji we właściwym systemie portowym. Działaliśmy następująco:

1. Audyt wszystkich 12 zgłoszeń — zweryfikowaliśmy każdy MRN, potwierdziliśmy faktyczny port wyjścia (Rotterdam) i zidentyfikowaliśmy, że we wszystkich przypadkach przyczyną jest ten sam błędny kod urzędu.
2. Koordynacja korekty kodów urzędów wyjścia — we współpracy z agentem celnym klienta przeprowadziliśmy korekty zgłoszeń wywozowych, zmieniając kod urzędu wyjścia na prawidłowy — odpowiadający urzędowi celnemu właściwemu dla Rotterdamu.
3. Przekierowanie komunikatów celnych — po korekcie kodów komunikaty wywozowe zostały przesłane do właściwego holenderskiego urzędu celnego.
4. Rejestracja we właściwym systemie portowym — dla każdego z 12 kontenerów zarejestrowaliśmy eksport w holenderskim systemie portowym, podając prawidłowe dane transportowe.
5. Weryfikacja statusu jednego wyjątku — przy analizie okazało się, że jeden z 12 kontenerów nigdy nie opuścił UE. Towar wrócił do Polski (tzw. dywersja). W tym przypadku zamknięcie MRN nie było możliwe — konieczne było unieważnienie zgłoszenia wywozowego.

Wynik

11 z 12 MRN zostało zamkniętych po korekcie kodów urzędów wyjścia i rejestracji eksportu we właściwym systemie portowym. Klient otrzymał potwierdzenia wywozu CC599C dla wszystkich 11 kontenerów, które faktycznie opuściły UE.

Dwunasty MRN został unieważniony, ponieważ w toku analizy okazało się, że towar wrócił do Polski (dywersja — towar nie opuścił obszaru celnego UE). W tym przypadku agent celny klienta złożył wniosek o unieważnienie zgłoszenia wywozowego, a firma skorygowała deklarację VAT dla tej transakcji.