47 kontenerów w Hamburgu

Sytuacja wyjściowa

Firma produkcyjna z centralnej Polski eksportowała towary przemysłowe do odbiorców w Azji. Towary wychodziły przez port w Hamburgu — jeden z największych węzłów kontenerowych w Europie.

Agent celny prawidłowo składał zgłoszenia wywozowe w polskim systemie celnym AES. Zgłoszenia otrzymywały numery MRN i trafiały do niemieckiego systemu ATLAS jako zgłoszenia eksportu pośredniego. Problem polegał na tym, że agent celny nie dopilnował rejestracji eksportu w hamburskim systemie portowym. Bez tej rejestracji terminal nie mógł potwierdzić, że kontenery zostały załadowane na statki i opuściły port.

W efekcie 47 numerów MRN pozostawało otwartych. Firma nie otrzymała potwierdzeń wywozu CC599C dla żadnego z tych kontenerów, co blokowało zastosowanie stawki VAT 0% dla eksportu o wartości przekraczającej 2 mln EUR.

Komplikacja

Klient zgłosił się do nas, gdy najstarsze z niezamkniętych MRN miały już ponad 5 miesięcy. Część kontenerów odpłynęła wiele tygodni wcześniej, a manifesty statkowe dla tych rejsów były już przeniesione do archiwum. Oznaczało to, że standardowa procedura automatycznego dopasowania MRN do danych portowych nie mogła zadziałać — musieliśmy odtworzyć dane historyczne.

Dodatkowym utrudnieniem było to, że kilka kontenerów zostało przeładowanych na inne statki (transhipment) w ramach zmiany planu załadunkowego przez linię żeglugową. Dane o faktycznym statku wyjścia różniły się od danych z bookingu.

Nasze działanie

Przystąpiliśmy do pracy natychmiast po otrzymaniu listy MRN i dokumentów transportowych. Proces obejmował następujące kroki:

1. Weryfikacja każdego MRN — sprawdzenie aktualnego statusu wszystkich 47 zgłoszeń w systemie celnym, identyfikacja przyczyny blokady dla każdego z nich.
2. Odtworzenie danych z manifestów archiwalnych — dla kontenerów, które odpłynęły miesiące wcześniej, musieliśmy uzyskać archiwalne dane z manifestów statkowych i potwierdzić faktyczne daty załadunku oraz nazwy statków.
3. Korekta danych przeładunkowych — w przypadku kontenerów, które zmieniły statek, zaktualizowaliśmy informacje w systemie portowym, aby odzwierciedlały faktyczny przebieg transportu.
4. Masowa rejestracja w systemie portowym — po zgromadzeniu i zweryfikowaniu danych zrejestrowaliśmy eksport dla każdego kontenera w hamburskim systemie portowym.
5. Monitoring statusów — śledziliśmy przetwarzanie każdego zgłoszenia i reagowaliśmy na odrzucenia lub żądania uzupełnienia danych.

Wynik

45 z 47 MRN zostało zamkniętych w ciągu 5 dni roboczych. Firma otrzymała potwierdzenia wywozu CC599C dla każdego z zamkniętych kontenerów, co pozwoliło na zastosowanie stawki VAT 0% i rozliczenie eksportu z urzędem skarbowym.

Pozostałe 2 MRN wymagały wszczęcia procedury poszukiwawczej (enquiry) — w ich przypadku dane w manifeście statkowym zawierały rozbieżności, które musiały zostać wyjaśnione w koordynacji z linią żeglugową. Również te sprawy zostały ostatecznie zamknięte, ale zajęło to dodatkowe 2 tygodnie.